”Vi har inget system – Excel är bra men…”
De flesta företag använder Excel för att lösa behov i sin dagliga verksamhet. Vi har märkt att det fungerar mer eller mindre bra. Några av de vanligaste problemen med Excel-lösningar som vi har identifierat är:
- Lätt att göra fel
- Svårt för fler än en användare att arbeta med samma data
- Saknar spårbarhet av ändringar
- Bristfällig integration med bakomliggande system
- Få vet hur lösningen fungerar
Om ni önskar ett modernt webbaserat system, skräddarsytt för er process, tätt integrerat med bakomliggande system, sökbart, med behörighetsstyrning och som kan köras i molnet – då har vi lösningen för er. Vi har omvandlat ett stort antal lösningar i Excel till system med alla goda egenskaper hos ett affärssystem, men utan dess nackdelar. System som kunden kan förändra och växa med efter verksamhetens behov.
Vi utgår ifrån er befintliga lösning, data samt processer för att ta fram en kravspecifikation och förslag på ny lösning tillsammans med er. Lösningens komponenter utvecklas stegvis med täta avstämningar, i små korta projekt för att snabbt få effekt i verksamheten. Vi bygger lösningarna på vår plattform Comflow som snabbt ger lösningar av hög kvalitet. Vi kan affärssystem, verksamhet, teknologi och systemutveckling.
Exempel på lösning – System för försäljningsbudget
Utmaning
I kundens gamla Excel-lösning exporterades data från affärssystemet en gång per månad till 20 Excel-filer fördelat per säljenhet med drygt 60 000 budgetposter. Filen skickades sedan till respektive säljenhet som uppdaterar budgeten på lägsta budgetpostnivå. Volymerna aggregerades sedan via pivottabeller till olika nivåer. Eventuella justering genomfördes på budgetpostnivå. När budgeten var klar skickades den tillbaka till den centrala enheten där data kopierades manuellt till en gemensam Excel-fil för analys och vidare bearbetning. Olika versioner hanterades genom att skapa olika Excel-ark. Sammantaget var arbetet omfattande och tungrott, kvaliteten på budget tveksam och samspelet mellan enheterna bristfällig.
Lösning
En ny webbaserad lösning för budgetering. En budget skapas och publiceras centralt baserat på historik eller tidigare budget. Respektive affärsenhet uppdaterar och godkänner sin budget på valfri nivå. När hela budgeten är godkänd skapas en ny version som bearbetas vidare centralt. När budgeten är godkänd av företagsledningen förs den över till CRM-systemet.
Fördelar med systemet
- Genererar underlag för framtida beslut
- Integrerat med affärssystemet
- Åtkomst till olika delar av budget styrs av behörighet
- En ny budget kan skapas baserat på historik eller tidigare valfri budget
- Volymerna aggregeras uppåt och fördelas nedåt med automatik.
- Artiklar, kampanjer med mera kan läggas till av användaren
- Belopp omräknas automatiskt till olika valutor
- Affärsenheten kan successivt göra klart och godkänna budgeten
- Flera versioner av en budget kan skapas och jämföras mot varandra
Excel då? Hela processen är inte inkluderad i den nya lösningen. Beslutet är att ersätta Excel stegvis med fokus på de processteg som ger störst effekt. Data kan därför enkelt exporteras från verktyget till Excel och bearbetas vidare i processen.